Une facture électronique structurée est une facture dont les données sont organisées de manière standardisée et lisible par des systèmes informatiques. Ces factures permettent un traitement automatisé grâce à des standards comme Peppol et la Norme européenne pour la facturation électronique.
Une facture numérique est une version électronique d'une facture papier, souvent au format PDF, Word ou JPEG. Bien qu'elle facilite l'envoi et le stockage, elle nécessite une intervention humaine pour être traitée, ce qui limite son efficacité.
Les factures numériques nécessitent une intervention humaine, tandis que les factures électroniques structurées permettent un traitement automatisé. Une facture au format Word, Excel, JPEG ou PDF n'est pas une facture électronique.
Pour créer une facture électronique, vous avez besoin d'une solution compatible avec le réseau PEPPOL et conforme à la norme européenne EN 16931-1:2017. Une fois prête, la facture sera transformée en un format spécifique contenant toutes les informations obligatoires.
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises B2B devront émettre des factures électroniques structurées. Les formats numériques (PDF, JPEG, Word) et papier ne seront plus valides. Les transactions B2C restent exemptées.
La facturation électronique structurée offre plusieurs avantages, notamment l'automatisation des processus, ce qui réduit les erreurs humaines et accélère le traitement des documents. De plus, elle améliore l'efficacité en permettant un suivi rapide des paiements et des documents. Cela entraîne également des économies de coûts, car les frais d'impression et d'envoi sont réduits. Enfin, elle facilite la conformité avec les réglementations fiscales en vigueur.
En Belgique, les factures électroniques structurées doivent respecter certaines normes et formats, tels que le format UBL, qui est utilisé pour les échanges B2G. Le format Peppol est également une norme importante, facilitant la circulation des factures au sein de l'Union européenne. De plus, une norme européenne a été définie spécifiquement pour la facturation électronique.
Vous pouvez continuer à utiliser votre logiciel de facturation actuel, à condition qu'il soit conforme aux exigences légales. Il est essentiel que votre logiciel soit compatible avec le réseau PEPPOL et capable de générer des factures électroniques structurées conformes à la norme européenne EN 16931-1:2017.
Renseignez-vous auprès de votre fournisseur pour savoir s'il respecte déjà ces critères ou s'il prévoit de le faire avant l'échéance de 2026.
Les factures électroniques structurées doivent systématiquement pouvoir être envoyées et reçues via le réseau Peppol. Vous ne pouvez déroger à ceci que si les deux parties sont d’accord.
Si l’expéditeur ou le destinataire se trouve en dehors de la Belgique, la facturation électronique structurée n'est possible qu'avec l'accord du destinataire. Le format et la méthode de transmission sont décidés bilatéralement entre les deux parties. Le réseau Peppol, de plus en plus utilisé à l’international, permet d'envoyer et de recevoir des factures entre pays connectés. L'inscription à Peppol constitue un accord pour recevoir des factures électroniques structurées. À l'avenir, cela pourrait évoluer au sein de l'UE avec la proposition "VAT in the digital age" (VIDA).